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三つ数えろ

日本人の働き方とか社会保障についてせん妄状態で記述していきます

なぜ君は「Yes」「No」で問われた質問にうまく答えられないのか?

働く 働く-コミュニケーション能力

「おい、頼んでおいたあの件、出来てる?」という上司からの突然の問いかけに、君はどう答えだろうか。

 

出来ている君は「出来ています」とあっさり答えるだろう。よく出来ました。

 

では、出来ていない君はどうだろう。ウッと言葉につまり、出来ていない言い訳(先方から追加の修正がありまして・・・/確認項目の返信がまだでして・・・)を、クドクドと伝えてはいないだろうか。そしてその答え方にイラついた上司が「だから!出来たの!出来てないの!」と追いうちをかける。君はモゴモゴと「はい、すみません・・・まだ・・・出来ていません・・・」とうなだれる。

 

いつもの光景だ。

 

なぜYes/Noで聞かれた質問に、こんなうやむやな答え方をしてしまうのか。答えは簡単。「出来ていません(No)」と伝えることで叱られたくないからだ。だから言い訳をする。もちろん主張したい事情もある。でも、そう答えたところで「質問に答えろよ!」と怒鳴られるだけ。そのあとにはイラつきを増幅した上司の「なんで出来ていないんだよ!」が待っていることは何度も経験済みのはずだ。一回で済むところをあえて二回怒られにいっているようにしか見えない。君がつるし上げられることで性的な快感を感じるタイプでない限り、合理的な回答方法ではない。

 

この繰り返しをどうすれば打開できるだろうか。出来ていない君の代表として、ちょっとしたコツを伝えておこうと思う。

 

 

 

 ①指示の要求事項を確認しておく。

君は上司からの指示をただ丸受けをしていないだろうか。「いつまでに」「どのレベルのクオリティで」「完了するべき」なのか、それとも「途中経過をレビューしてもらうべき」なのか、依頼を引き受ける際に上司に確認はしているだろうか。また完了するための必要条件(顧客からの回答や前工程の調整)がある場合、それを事前に共有しているだろうか。していないならまずそれが行うところからはじめよう。上司は自分の指示の結果に集中するあまり、そのプロセスが意外とわかっていないものだ。めんどくさい、察しのわるいやつと思われるかもしれないが、それでいい。

 

②聞かれる前に出来ていないことを伝える。

メールでも立ち話でもなんでもいい、現在の進捗と完了するため条件を、聞かれる前に小出しに伝えておくことが大切だ。「あとは顧客からの承認のメールが届ければそれを資料に反映して完成です」という具合に共有しておけば、いきなり「出来ているか?」と問われることは少なくなるだろう(0ではないのが切ないところだが)。出来ない君は受身ではいけない。アグレッシブなくらい出来ていないことを、聞かれる前に、主張すべきだ。


③「○○までは出来ました」と答える。

出来るまでに3ステップあるとして、その2つ目まで終わっていれば、そう伝える。出来ていないことには変わりないから叱られはするだろうが、上司としても全体像が見えるため完了までの見積りができる。だからその怒りは若干(この場合1/3くらい)には収まるはずだ。

 

いずれにしても指示の内容を分解して共有しておけば、上司はいきなり結果だけを問うことをせず、そのプロセスを確認してくるはずだ。それであれば問いかけが段階的である分、少しは具体的に進捗を答えることもできるし、出来ていない理由も聞いてもらえる余地はあるだろう。要するにYes/Noの質問をさせなければいいのである。万一こちらの準備・コミュニケーション不足でYes/Noの質問をさせてしまったら、そのときはしょうがない。以下のように謝ってみてはどうだろう。

 

上司「あの件、出来てる?」

君「出来ていません。すみません」

上司「はぁ?なんで出来てないの!」

君「申し訳ございません。いい訳をさせて頂いてもよろしいでしょうか」

上司「なに?」

 君「ありがとうございます。まずはじめに。頂いた指示の締切りやアウトプットイメージについて、十分な確認ができていませんでした。まさか本日中の完了とは思わず、お求めの品質より詳細なものを準備しておりました。その点、優先順位の付け方に致命的な誤りがありました。また完了のために○○の件について事前の調整が完了してあることが前提であることをお伝えできていませんでした。次にこれら課題について発覚した段階でご報告とご相談をしておかなかったことも本件が遅延した原因になります。申し訳ございませんでした。死んでお詫び申し上げます」

仕事に必要なのは、「話し方」より「答え方」

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